ホームページ管理や更新を外部委託、専門の業者に依頼する際、トラブルが発生することがあります。ホームページ管理や更新を任せて、安心したいのに、不要な手間やコストに悩まされては元も子もありません。
トラブルを避けるためにも、どのようなトラブルがあるかを把握し、原因を特定し、具体的に解決する方法を知っておきましょう。
今回はホームページ管理会社とのよくあるトラブル集、ホームページ管理会社とトラブルに発展する原因、そしてホームページ管理会社とのトラブルを解決する方法についてお話します。
Contents
ホームページ管理会社とのよくあるトラブル集
はじめにホームページ管理会社とのよくあるトラブル集をご紹介します。
各種料金や費用が高く、コストパフォーマンスが低いように感じる
ホームページ管理の相場がわからないまま言い値で契約した場合、料金や費用の割に効果が得られず、コストパフォーマンスが低いように感じることがあります。数万、十数万の費用を支払っているのに、コストに対するリターンがほとんど得られないという形のトラブルです。
利益・売上を目減りさせるだけでなく、他の分野における投資もできなくなるため、企業や組織としての成長を阻害するトラブルでもあります。月額料金のみで考えると許容範囲に見えていたとしても、1年、複数年となれば膨大な金額になるため、すぐにでも解決すべきトラブルと言えるでしょう。
実際に業界や業種によっては、その他のコストの方が金額が高いことで、数万、十数万では安いと感じてしまうこともあります。悪質な業者の場合、売上高や商品およびサービスの値段から試算して、高額な費用を請求することもあるため注意しなくてはなりません。
ホームページ管理会社とのコミュニケーションが難しい
ITやWebが苦手で外部委託したいと考えている場合、ホームページ管理会社との「IT格差」によって、コミュニケーションが難しいというトラブルも生じます。専門用語を並べ立てられてもよくわかりませんし、かつITやWebが苦手、疎いためにうまく説明できない、意思の疎通ができないという厄介なトラブルです。
意思の疎通ができないということは、要望がうまく伝わらない、逆にポジティブな効果のある提案やアイデアを薦められているのに、よくわからないので提案を飲み込めないなど、コミュニケーションがしにくいということだけで、コストに応じたリターン・パフォーマンスを得ることができなくなってしまいます。
ホームページ管理会社が倒産するとドメインが使えなくなる
ホームページ管理会社が倒産してしまった、または人員不足に陥ることで対処できなくなり、ドメインが使えなくなるというトラブルもあります。ドメインの契約・維持・更新に関する部分を丸投げしてしまった場合にありがちであり、自社で契約やドメインの更新できないことで発生するトラブルです。
もし、ドメインの更新がなされず、失効してしまった場合、ホームページだけでなく、メールアドレスも使えなくなる可能性があります。再度取得するのに無駄なコストを支払わなければならない可能性も高く、わからないから丸投げしてしまうこと、コミュニケーションが難しくてよくわからないことで誰にでもあり得るトラブルと言えるでしょう。
ホームページによる集客や訴求効果が低く、PVやアクセスも増えない
外部委託先のホームページには、PVやアクセスがものすごくアップする、または集客や訴求効果が高まることで、利益や売上が爆増するといったようなことが記載されていたのに、実際には集客や訴求効果が低く、PVやアクセスも増えないというトラブルもあります。
前述したコストパフォーマンスやリターンに通ずる部分でもありますが、ホームページを介した利益や売上を得られないこと、同業他社やライバル企業に潜在的な顧客層を奪われてしまう可能性があるため、時間が経過すればするほど、機会損失と利益損失が積み重なってしまうという非常に厄介なトラブルです。
セキュリティが甘く、サイバー攻撃による被害・損害を受けた
委託したホームページ管理会社のセキュリティに関する技術が低い場合、サーバーやホームページのセキュリティが甘くなり、サイバー攻撃による被害・損害を受けるというトラブルが発生します。例えば、ホームページが乗っ取られてしまい、データ改ざんされるようなことがあれば、顧客やユーザー、ファンやリピーターに間接的に被害を与えてしまうことで、企業や組織としての信頼を失います。その他にも情報漏えいしてしまった場合も含めて、損害賠償や補償のために金銭の負担が生じる可能性も高いです。
しかし、ITやWebが苦手、疎い場合はホームページ管理会社のセキュリティも含めた技術力を信頼するしかなく、知らないまま、わからないまま、リターンも得られないままに高額な費用を支払いつづけてしまうという最悪の状況に陥っていることも考えられます。
ホームページ管理会社とトラブルに発展する原因
次にホームページ管理会社とトラブルに発展する原因を解説します。
ITやWebに疎い、苦手なため丸投げしてしまう
業界や業種によっては、ITやWebに疎い、苦手なことが「普通」「当たり前」なことがあります。実際にすべての業界や業種がITやWebに強い、得意とするわけではないのも事実ですので、決して不自然なことはではありません。
しかし、昨今では急激なDX推進に伴い「集客」に関する部分を強化するため、またはオンライン化や予約システムを導入して、インターネット上の潜在的な顧客層を獲得、販路拡大するために「不慣れで、疎くて、苦手でも」ホームページを構築・運用する必要がでてきました。
事実、同業他社やライバル企業がITやWebによって利益や売上を増やしているのを見れば、当然、ITやWebに投資するのは自然な流れです。そのため、よくわからないままホームページを制作、構築し、「更新や管理ができない」というケースが増えてしまいます。結果的にわからないことで高額な費用を払ってしまうこともありますし、わからないから丸投げしてしまうという悪循環に陥ってしまうのです。
悪質な業者かどうかを見極めることができない
ITやWebに疎い、苦手、丸投げしてしまような状況ですと、悪質な業者かどうかを見極めることができません。そのため業者の言い値で支払ってしまったり、集客や訴求効果が得られなくても、延々と料金を支払いつづけてしまいます。
もちろん、最初からサポートが充実しており、相場から逸脱しない料金設定、必要に応じた作業・業務を行ってくれる業者に出会えることもあるでしょう。しかし、良質で信頼できるホームページ管理会社に出会えなかったとすれば、やはり知らないまま、わからないまま、トラブルに巻き込まれたままになってしまいます。
実績や技術力を精査しないまま契約してしまった
ITやWebに疎い、苦手な場合、実績や技術力に関する精査ができず、そのまま契約してしまうことがあります。実際によくわからないのですから、もっともらしい言葉を信じるしかありませんので、契約しても仕方がありません。
また、急激なDX推進に伴い「焦り」が生じているのも原因と言えます。「ホームページくらいは作っておかないと」と制作や構築までは意識できていても、その先の運営がわからない、コストに対するリターンを読みきれていないということです。今、支払っているランニングコストに見合っているのかわからない、集客できているのか、PVやアクセスもよくわからないとなれば、支払ったコストに見合わないリターンのままの状況から脱することはできません。
費用を抑えるために格安の業者を選んだ
ホームページ管理会社の費用・料金はさまざまです。事実、ホームページの規模、ページ数、必要とする機能、デザインの品質などによって異なるため、「リターンに見合ったコストであれば高くても適正価格」ということあるでしょう。
そのため、適正価格を提示している良質なホームページ管理会社の金額だけを見て「高いから、もっと安いところにしよう」と費用を抑えるために格安の業者を選んでしまうのです。もちろん、安いからダメということは決してありませんが「格安で実績を増やしたい」という業者の場合、技術力やセキュリティ性に乏しく、結果的にトラブルに発展してしまうのです。
契約時の作業内容や業務範囲をよく理解していなかった
ホームページ管理会社の費用や料金は、作業内容や業務範囲によっても異なります。しかし、よくわからないままですと、作業内容な業務範囲を理解できず、必要な作業・業務が別料金やオプションになることで思わぬ費用が発生してしまうのです。
例えば、WordPressによるホームページ管理や更新は、WordPress本体、プラグイン、テーマのアップデート、アップデートに伴う調整など、そこまで高額な費用が発生することはないでしょう。しかし、ホームページの内容やコンテンツの修正・加筆・更新が別だった場合、頼めば頼むほど費用が嵩む可能性があるのです。
ここまでご説明した中で「ITが苦手、疎い」ということがネガティブな要素であると感じられた方もいらっしゃるでしょう。しかし、その認識は間違っています。ITが苦手、疎いという心理や気持ちを悪用されてしまうことがネガティブなだけであり、悪質な業者を避けて、良質かつ信頼できるホームページ管理会社に委託することができれば、ホームページ管理会社に委託する際の「すべてのトラブルは解決できる」と理解してください。
実際にホームページ管理会社とのトラブルを解決する方法を把握し、何が足りないのか、どうすればポジティブな効果や利点を得られるのかを理解し、実践することをおすすめします。
ホームページ管理会社とのトラブルを解決する方法
次にホームページ管理会社とのトラブルを解決する方法を解説します。
丸投げせず、わからないことはわかるまでしっかりと聞く
まずは「ITが苦手、疎い」ということをネガティブに思わず、当然であると理解しましょう。もちろん、少しずつ知見やノウハウを蓄積することは大切ですが「最初は誰でも初心者、無知である」ことを弱みにしないことを意識してください。
その上で、ホームページ管理会社に丸投げせず、わからないことはわかるまでしっかりと聞く、理解を深めることに注力しましょう。この時点で「コミュニケーションが難しい」と感じた場合、そのホームページ管理会社とは相性が合わなかったと認識して、他の業者とのコミュニケーションに時間を割り当ててください。
現実問題としても、「顧客の理解」はとても大切であることは、企業や組織において至極当然なことです。例えば、自社の商品やサービスを理解してもらわなければ、商品は購入されませんし、有料サービスに課金してもらうことはできません。ごくごく当たり前のことですが、苦手意識を持つことで「お金を払って済ませよう」としてしまえば、理解しなくても結果を得られると勘違いしてしまいます。
外部委託する際も同様であり、価格に見合った結果・リターンが得られるかという、ごくごく当たり前の部分を精査すること、弱みや苦手というネガティブな状態でお金を支払わないことを重視しましょう。
ドメインの維持管理について、いつでも引き継げるよう共有する
ホームページ管理会社によっては、ドメインの維持・更新を任せることができます。その際、丸投げして後で困らないようにするためにも、ドメインの維持管理に関するID・アカウント・パスワード・メールアドレス、ログインURL・支払い方法、手続き方法などの情報を共有し、いつでも自社で対応できるようにしておきましょう。いつでも引き継げるように共有しておくことで、何かあった時も対応できるようになりますし、将来的に自社対応や内製にする場合もスムーズです。
また、ドメインの維持管理に関する引き継ぎ・共有に関しても、しっかりとしたコミュニケーションが必要であることを忘れてはいけません。契約の前、見積りや問い合わせ、相談の段階で「コミュニケーションしやすいかを精査」し、継続的に付き合えるホームページ管理会社かどうかを見極めることが大切です。
間違っても「よくわからないから、お金も払うので、任せる」といったようなことは避けてください。トラブルが発生する原因ですし、何よりも「知見やノウハウが蓄積されない」状況から脱することができません。外部委託するとしても、ドメインやメールアドレス、ホームページのデータは企業や組織の財産です。財産を守るために最低限何をすべきか、何を学習しておくべきかを理解し、必要に応じて自社対応や内製、場合によっては別のホームページ管理会社に切り替えや乗り換えを検討できるようにしておきましょう。
外部委託・代行・アウトソーシングと並行して自社対応・内製を進める
前項のドメイン維持管理の引き継ぎや共有と合わせて、外部委託・代行・アウトソーシングを利用しつつ、自社対応や内製を進めることも大切です。すぐに自社対応や内製にするというわけではなく、ITやWebの専門的な部分はホームページ管理会社に外部委託をしておき、知見やノウハウが蓄積されたら自社で担う部分を広げるようなイメージを持つと良いでしょう。
また「サーバーやCMS、セキュリティは引き続き任せて、コンテンツ制作は自社で対応したい」という方法もあります。セキュリティ性を損ねず、コンテンツマーケティングに注力すること、CMSやWebに触れることで、ITやWebに関する知見やノウハウが蓄積されていくためです。実際にITやWebのノウハウはインターネット上にたくさん情報があります。しかし、どれが正しいのか、合致する情報なのかはITが苦手、疎いという状況では判断できません。そのため、丸投げしてしまうのではなく、少しずつでも学習に関するコスト、時間的なコストに投資していくことで、「正しい情報かを判断し、知見やノウハウを蓄積する方法」を得ることができるのです。
同時に、ホームページ管理会社と密にコミュニケーションを取り、セキュリティなど高度な専門分野・技術はそのまま任せること、もしくは必要に応じて保守の範囲を狭めていくことで、コストを抑えながら、安心・安全なホームページを得られるようになるでしょう。また、ITやWebに対する理解が深まることで、苦手意識も克服できるようになります。現実問題としてDX推進が全く無関係である業界や業種がほとんどないことを考えると、デジタル変革を受け入れる基盤が構築され、さらなるDXの推進やIT技術やデジタル化を受け入れやすくなるのも利点です。
実績や技術力を精査し、セキュリティについても強い管理会社を選ぶ or 切り替える
既に契約したホームページ管理会社に不満がある、コミュニケーションが難しい、コストに対するリターンが見合わないのであれば、別のホームページ管理会社に切り替えることを検討しましょう。現時点において苦手意識があるなら、すぐに対応することをおすすめします。実際に良質で信頼できるホームページ管理会社に切り替えることで、大抵のトラブルおよびリスクは解決することが可能です。
また、前述したように知見やノウハウを蓄積し、ITやWebに関する理解を深めるためにも、実績が少ない、技術力が低い、セキュリティが甘いホームページ会社では、学ぶことも成長することもできません。しっかりとコミュニケーションできること、技術的にもセキュリティ的にも安心・安全であることを前提として、別のホームページ管理会社を選び、切り替えることを前向きに検討してみてください。
契約する前に金額の精査・作業内容・業務範囲・サポートについて明確にする
ホームページ管理会社を切り替え・乗り換える際、今までと同じようなトラブルやリスクに遭遇しないためにも、契約する前に金額の精査・作業内容・業務範囲・サポートについて明確にしておくことが大切です。また、問い合わせや見積りの時点で「意志の疎通ができるか」を重視し、ITやWebに苦手意識があるままでも、安心して任せられるかを見極めるようにしてください。
実際、専門家かつプロフェッショナルであれば、全くの素人に理解してもらうだけのスキルや知見が備わっているはずです。逆に言えば、わからないまま強引に進めるようなホームページ管理会社ですと、後々にトラブルに発展するということでもあります。
自社の商品やサービスを安心・安全に顧客やユーザー、ファンやリピーターへ提供するのと同様に、安心や安全が伴っているのか、コストに対するリターンが伴っているのかを精査し、納得した上で契約や継続利用することをおすすめします。
まとめ：ホームページ管理会社の切り替えや乗り換えなら「リップルネット」にお任せください
今回はホームページ管理会社とのよくあるトラブル集、ホームページ管理会社とトラブルに発展する原因、そしてホームページ管理会社とのトラブルを解決する方法についてお話しました。
既に契約および委託したホームページ管理会社とのトラブルにお悩みであれば、ホームページ管理会社の乗り換え・切り替えを前向きに検討しましょう。もし、「すぐにでも切り替えや乗り換えしたいが、今から信頼できる良質なホームページ管理会社を探す余裕がない」というのであれば、当社「リップルネット」にお任せいただくことをご検討ください。低コストで高品質なホームページを得られるだけでなく、将来を見据えたサポートも充実しております。もちろん「WordPressの更新やセキュリティのみを任せたい」というご要望にも対応できます。
同時に「ITやWebに関する部分、ホームページ管理は将来的にもアウトソーシングのままにしておきたい」という場合でも、ランニングコストを抑えて、継続的かつ持続的に対応することも可能です。
「リップルネット」であれば、毎月14,300円（税込）のみで基本的なホームページ管理に加えて、ホームページ更新も作業内容に含んでおります。定期的な更新や修正についてもしっかりと対応し、困りごとや悩みごとを解決できるよう丁寧に対応いたしますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。
最後までお読みいただきありがとうございました。
この記事がホームページ管理会社とのトラブルにお悩みの方のお役に立てれば幸いです。