「事務と兼業でホームページ管理を任せたい」「放置しがちだから定期的な情報発信の体制を整えたい」「そろそろWeb人材の育成に注力したい」とお悩みではありませんか。
事務の方のスキルや経験によっては、作業配分を見直しつつ、ホームページ管理や更新を任せることで、ホームページを経由した利益や売上の創出が期待できます。
同時にWeb人材の育成を視野に入れておくことで、属人化を防ぎ、かつWebマーケティングに注力しやすくなるので大変おすすめです。
今回はホームページの管理や更新を「事務およびバックオフィス系の人材」に任せたい時にチェックすべきこと、ホームページの管理や更新を兼業する時にありがちな悩みや困りごと、ゼロベースでWeb人材の育成を行いたい場合に最低限覚えておくべきこと、そしてセキュリティやシステムは「外部委託」でコンテンツ制作を「自社対応：内製」にする利点についてお話します。
Contents
ホームページの管理や更新を「事務およびバックオフィス系の人材」に任せたい時にチェックすべきこと
はじめにホームページの管理や更新を「事務およびバックオフィス系の人材」に任せたい時にチェックすべきことを簡単に説明します。
任せる側（管理者や上司）のWebやITに関する知識や経験、スキルの状況
ホームページの管理や更新を任せる場合、先に「任せる側である管理者や上司」のWebやITに関する知識や経験、スキルの状況を把握することから始めましょう。なぜなら「よくわからないけど、パソコン使えるなら大丈夫だろう」という程度ですと、後々にトラブルに発展する可能性があるためです。
また、WebやITに関する知識が疎い場合、ホームページ管理や更新に関する評価ができなかったり、セキュリティに問題が生じたりすることで、企業や組織としてマイナスになることもあります。
大切なのは「知ったかぶりをしないこと」と「知らないなら知らないなりに知ろうとすること」です。最初の段階ではホームページ上の情報が最新で正確かどうか、デザインが崩れていたり、文章がおかしかったりしないかなど、簡単なことから対応してもらい、徐々に難しいことに挑戦してもらえるような形にすると良いでしょう。
任せたい人材のWebやITに関する知識や経験、スキルの状況
次は実際に任せたい事務員さんのWebやITに関する知識や経験、スキルの状況を把握しましょう。ITパスポートのような国家資格を持っている方ですと、基本的な知識を備えているので安心感があります。上位資格の基本情報技術者（FE）を所持している方であれば、より安心と言えます。
ただし、業界や業種によっては、WebやITに疎い、もしくはそれらのスキルや経験を必要としないことがあります。まずはパソコンの習熟度、ITに関するリテラシー、サイバー攻撃やセキュリティに関する知識など、最低限の知識があるかをチェックし、その後は学習や実務に携わる中で成長してもらうイメージを持つと良いでしょう。
得手不得手や相性はあるかもしれませんが、基本的にホームページ管理は「時間をかければ誰にでもできる作業」でもあります。もちろん、セキュリティなどの部分は専門家に任せた方が安心ですが、WebやITに対して過度な苦手意識を持たないことが大切です。
同業他社やライバル企業のデジタル化やオンライン化に関する状況
次の段階として、同業他社やライバル企業のデジタル化やオンライン化に関する状況を把握しましょう。明らかに遅れている部分や参考にすべき部分をチェックし、ホームページの管理や更新に関連する部分がないかを見極めることが重要です。
実際にホームページと一言にいっても、ECサイトや会員制サイト、コンテンツマーケティングをしているメディアサイト、インサイドマーケティングが組み込まれているサイトなど多種多様な種類あります。同時に、いくつかの手法を組み合わせることでWebマーケティングの効果を高めていることもあるため、もしかしたら難しく感じるかもしれません。
逆に言えば、同業他社やライバル企業の取り組みが、自社にも適用できる可能性があることを示しています。もちろん、丸パクリのようなことはタブーですが、活かせる部分、参考にできる部分を把握しておき、後々に自社に適用できるかどうかの判断材料として情報収集をしておくことをおすすめします。
現時点における自社のDX推進における進捗状況
業界や業種によっては、DXの推進に取り組んでいる、またはDXの推進を検討しているかもしれません。実際にどのような進捗状況なのか、ホームページの管理や更新にどのような影響があるのかもしっかりと精査しておきましょう。前項の他社の状況と比較しつつ、現時点において適用している手法や技術はあるか、または適用できる手法や技術も含めて、事務員さんに任せられるか、任せるべきかどうかを判断しましょう。
例えば、コンテンツマーケティングであれば、日々のホームページの管理や更新とともに、記事コンテンツを制作し、公開していくようなことは難しくありません。しかし、ECサイト全般の業務に対応、会員制サイトの問い合わせやクレームの対応となると、作業範囲が広すぎますし、事務と兼業するのは現実的ではありません。
見極めるポイントは「現在のホームページで任せたいこと」と「ゆくゆくは新しく始めたいこと」を明確にしつつ、無理のない範囲で学習してもらいながら、本業やコアな業務にネガティブな影響がでないようにすることです。ホームページによるマーケティングの手法や技術、仕組みによっては、事務員さんに任せる（押し付ける）のではなく、チームや部署・部門を構築し、負担が過度に偏らないようにした方が、マーケティングの効果を最大限に高められるということも覚えておきましょう。
ホームページの更新管理に求める成果や結果および目標
ホームページの更新管理に求める成果や結果、目標を明確にすることも大切です。例えば、最初の段階では「ホームページの文章や画像を最新かつ正確なものにする」ことを目標とし、次に「コンテンツマーケティングに挑戦する」、その次に「コンテンツマーケティングを介して新規顧客を獲得する」など、成果や結果が評価しやすい目標にすると良いでしょう。
逆に言えば、最初の段階で「アクセスを◯◯倍にする」「新規顧客獲得を◯◯件以上」などにしてしまうと、目標が達成できないことでプレッシャーになったり、現実的ではない数値を押し付けられることで離職や退職されてしまうことが考えられるので注意してください。
事務員さんのスキルや知識が増えてきたら、新しいことに挑戦する、新しい目標を設定するなど、小さく始めて、着実に達成できる目標設定をすることをおすすめします。
ホームページの管理や更新を兼業する時にありがちな悩みや困りごと
次にホームページの管理や更新を兼業する時にありがちな悩みや困りごとについて解説します。
本業やコアな業務が疎かになる（なっているように見える）
ホームページの管理や更新の作業は、WebやITに疎い方から見れば、忙しそうに感じなかったり、生産性がないように感じたりすることがあります。その上、兼業であるために本業やコアな業務が疎かになっているように見えてしまうことがあるのです。
極端なことを言えば、事務員さんに兼業でホームページの管理や更新を任せたのに、ただ単に仕事が増えただけであれば対応しきれない業務量であるのは間違いないのに、それを任せた側や周囲が理解していない状況とも言えます。
実際にはホームページの管理や更新に関する知識やスキルが向上し、Webマーケティングに挑戦できるようになれば、利益や売上に直接かつポジティブな影響が出る可能性が高いことを忘れず、大切な作業を任せているのだと理解すること、周知徹底することが重要です。
学習コストがあることを理解できずに担当者が困る
担当者によっては、マニュアルに沿って対応すれば良いと安易に考えてしまうことがあります。そのため、学習コストがあることを理解できずに、担当者自身が困ってしまうケースに発展してしまいます。
業界や業種によっては、はじめての操作、作業、考え方、仕組みに触れる可能性もあることから、WebやITに関する人材を育てる、人材として成長するという部分の理解を深めておくと良いでしょう。もちろん、従業員ごとの性格や得手不得手もありますが、柔軟に対応しつつ、無理をさせず、簡単なことから、少しずつ学習し、スキルや経験、知識を増やしていく「心と時間の余裕」を用意しておくことが大切です。
上司や管理職が早急に結果を求めることでプレッシャーが生じる
ホームページの管理や更新は、担当者とともに「ドメインや検索エンジンからの評価を成長させる」ことで初めて成果や結果につながります。言い換えれば、担当者が成長しなければ、ドメインや検索エンジンからの評価が向上しないため、目に見える結果がでないように感じてしまうことがあるのです。
もちろん、あまりにも結果が出ない、成長しないと感じてしまうこともあるかもしれませんが、長い目で見ること、先を見据えて時間をかけて成長させることなど、上司や管理職、もしくは周囲がプレッシャーを与えないようにすることを心がけましょう。
作業配分を見直さないことで過度な残業や心身の疲労の増加
職場環境や担当者の作業範囲によっては「ホームページの管理や更新をする余裕（リソース）があるだろう」と判断してしまうことがあります。しかし、知識やスキルがあれば別ですが、学習や成長を前提として任せる場合は作業配分を見直さないと担当者の負担が増えてしまいます。
実際に作業配分を見直さないまま、今までの作業と兼業でホームページの管理や更新を無理に行おうとすれば、過度な残業やオーバーペースを助長することとなり、深々の疲労が増加する恐れがあるのです。
例えば、繁忙期や過渡期を見極めて、日々の作業配分を流動的に調整したり、週に何日かは事務の作業から切り離したりするなど、作業配分を見直すこと、新しいことへの挑戦に対する労力が大変であることなどを意識すると良いでしょう。
強引に任せることで離職および退職されてしまうことも
ホームページの管理や更新に関する作業・業務に限ったことではありませんが、強引に任せることで離職や退職の要因になることも考えられます。個人の性格や得手不得手もありますし、業界や業種によっては「やりたいこと」を仕事にしたかったのに、WebやITという作業・業務を無理に任せられることで、嫌気がさし、ネガティブに考えてしまうこともあるためです。
もちろん、トップダウンで上司や管理職から任命することに対して、可能な限り対応するのは従業員の務めであるのも間違いありません。だからこそ、大切な従業員を失わないためにも、事前に調整し、しっかりとヒアリングを行い、状況や経過に応じて引き続き任せるべきか、他の人にすべきか、もしくは外部委託に頼るべきかなどの判断を行いましょう。
ただし、自社対応や内製にしたい場合、Web人材の育成という観点から見ると、多少大変でも、他の作業や業務を減らしながら、時間をかけて学んでもらう価値はあります。現実問題として「Web人材がいないが、育てる人材もいない」という状況を改善するため、打破するためには社内や組織内で育てるか、WebやITの人材を雇用するかの2択ですので、どちらが良いかを精査することも忘れないようにしてください。
ゼロベースでWeb人材の育成を行いたい場合に最低限覚えておくべきこと
次にゼロベースでWeb人材の育成を行いたい場合に最低限覚えておくべきことについて解説します。
ホームページの管理や更新による結果や成果を出すには時間が必要だということ
何度か前述していますが、ホームページの管理や更新による結果や成果を出すには時間が必要だということを深く理解しておきましょう。同時に「ドメインを取得してからの期間が長ければ検索エンジンの評価は高い」ということでもないので注意が必要です。
上司や管理職としても最低限覚えておきたいのは「検索エンジンの評価はどのようなものか」「潜在的な顧客層の求める情報や仕組みは何か」の2つです。その上で「自社のホームページからの情報発信が2つの条件を満たすためにはどうすれば良いか」を模索し、実践する必要があります。
- 最新で正確な情報を発信
- 自社の商品やサービスの認知拡大につながる情報を発信
- 自社の商品やサービスへの興味関心を高める情報を発信
- 自社の商品を購入、有料サービスへの課金につながる導線の構築
- SNSへのフォローや会員性サイトなど顧客の囲い込み
- コンテンツマーケティングでより広い層へのリーチ
- インバウンドマーケティングにつながる施策に注力
例えば、上記は一例ですが、段階的に発信する情報を調整したり、新しい技術や仕組みを導入したりしていくことで、検索エンジンの評価を高める＝ドメインパワーの向上と、顧客のニーズとの合致が実現しやすくなります。まずは最初の段階からいきなり利益や売上、新規顧客獲得、販路拡大になるような誤解や勘違いを持たないことが大切です。
WebやITは「学習する時間と心の余裕」があれば着実に身に付くスキルだということ
WebやITは一見難しそうですが、オンライン上およびインターネット上に情報があるため、学習する時間と心の余裕があれば着実に身に付くスキルです。業界や業種ごとにある作業手順、操作方法、業務の流れ、マニュアルを理解するのと同様であり、日々の作業に少しずつ習熟していくことに似ています。
また、昨今ではシステムやアプリ、物理的なデバイスも含めて「わかりやすく、直感的に覚えられる」「前庭となる知識がなくても操作できる」など、昔と比べれば初心者でも習熟しやすいような配慮が多くなされています。もちろん、「誰にでもできる」『初心者でも簡単」といった言葉を鵜呑みにしてはいけませんが、しっかりと学習し、実務で作業していくのであれば、自然と身に付くということです。
例えば、CMSであるWordPressは、WebやITに不慣れな方でも、信頼できる情報源かつ最新の情報を参考にすれば、マウスのにクリックや簡単なキーボード入力だけでホームページを構築することができます。ただし、その先にある「企業や組織としてふさわしいデザイン」「企業イメージとの合致」「商品やサービスと関連させるコンテンツマーケティング」となれば、もうワンランク上の知識や経験も必要です。
しかし、ワンランク上の知識や経験も、HTMLやCSS、JavaScript、PHPなどを少しずつ学べば手に入れることはできます。コンテンツマーケティングなども他の業界や業種も含めて、さまざまんコンテンツを読み解き、吸収していくことで効果的なコンテンツ制作は可能となるでしょう。
本来のコアな業務や作業であれば、すぐに利益や売上につながることもありますが、WebやITは時間がかかるが、本来のコアな業務や作業とは違う形で中長期的な利益になるということを理解しておくことが大切です。
Web制作に必要な資材や機材にしっかりと投資して環境を整えるほうが無難
社内や組織内で必要とするスペックが、例えば表計算や文書作成程度ですと、Web制作に物足りないことがあります。また、必要に応じて撮影するためのカメラ、照明、場所、または動画を撮影するための機材、それらを加工するためのスペックの高いパソコンなどにも投資していきましょう。昨今ではスマートフォンのカメラでも高画質な写真を撮影することはできますが、早い段階で投資しておいた方が高品質なサイトの構築につながるのが理由です。
また、PhotoshopやIllustrator、動画編集ソフトなども必要に応じて課金しておくと良いでしょう。同時にセキュリティ関連についても、不安があるなら有料のサービスやソフトを利用した方が安心です。
「コストを抑えたいからなるべく無料のソフトやアプリ、既存の機材を利用したい」という気持ちが発生することもありますが、同業他社やライバル企業との格差をなくし、差別化をするためにも必要なコストに、必要なだけ支払うべきという姿勢を持つことをおすすめします。
属人化しないように、担当者やその周りの人材にも情報共有しておくこと
属人化とは「担当が不在、もしくは退職すると対応できないこと」と言えます。属人化してしまうとホームページの管理や更新が放置する可能性が高く、最悪の場合は誰もホームページの管理も更新もできない状況に陥ってしまいます。
なるべくなら上司や管理職も一緒になってWebやITを学び、よくわからない、知らないという状況にしないとをおすすめします。特に管理者権限に関わること、ドメインやレンタルサーバーの管理画面（コンソールパネル）などへのログインする情報については、属人化してしまうと取り返しがつかない、もしくは大変面倒ですので、上司および管理職による管理を行いましょう。
業界や業種によっては、既にセキュリティ担当や情報システム部が存在することがあるでしょう。その場合はセキュリティ担当や情報システム部にログインや管理に関する情報を共有しておくとより安心です。
将来的にはマニュアル化や業務標準化で誰にでも対応できるようにしておくこと
属人化の解消とも関連することですが、将来的にはマニュアル化や業務標準化で誰にでも対応できるようにしておくこともおすすめします。ホームページが成長し、セキュリティについても不安がなく、コンテンツの制作と公開のみの段階になれば、他の従業員でも対応できますし、理解している人、知識やスキルがある人が増えれば増えるほど、Webマーケティングがしやすくなるためです。
特にコンテンツマーケティングやWebマーケティングは、アイデアやネタが枯渇しやすく、ひとりの目線や視野ですと広がりにくい、新しい発想が浮かばないという課題に遭遇しがちです。全社的にとは言いませんが、同じ企業や組織に属する人間がみんなでアイデアを出し合えば、コンテンツ制作もしやすくなり、さまざまま潜在的な顧客層にリーチしやすくなるということも覚えておきましょう。
この段階までくれば、Web人材の育成ノウハウも育ちつつあり、職場環境や業務の流れにおいて、WebやITが当たり前、誰にでもできるような環境が整っていくようになります。
セキュリティやシステムは「外部委託」でコンテンツ制作を「自社対応：内製」にする利点
次にセキュリティやシステムは「外部委託」でコンテンツ制作を「自社対応：内製」にする利点について解説します。
時間や人材に余力があっても、セキュリティに知見がないなら、最初は外部委託が吉
事務やバックオフィス系の人材に兼業させたいと考えているケースでは、時間や人材に余力があるため任せたいという場合があります。前述したようにWebやITに関するスキルや知識は、時間をかければ身に付きますし、ドメインパワーや検索エンジンの評価も向上しますが、セキュリティやシステムに関する部分については成長を待つ時間がありません。そのため、最初はホームページ管理を外部委託することを前向きに検討しましょう。
実際にWordPressでホームページの管理や更新は行っていても、よくわからなくてアップデートをしていない、セキュリティはよくわからないと放置してしまうこともあります。WordPressは利用者が多い分、悪意のある第三者のサイバー攻撃による被害も増えていることから最初の段階は外部委託で安全性と保つことを重視しましょう。
セキュリティやシステムは外部委託に任せきりの方がコストが低くなる可能性が高い
もし、コンテンツ制作は自社対応：内製で行いたいが、セキュリティは安全性を保ちたいと考えるのであれば、中長期的にセキュリティやシステムの管理は外部委託に任せた方がコストが低くなる可能性が高いことも覚えておきましょう。
もちろん、セキュリティについても知識やスキルが向上すれば、自社対応や内製に戻すことも可能です。大切なのは、悪意のある第三者はセキュリティに関する知識が経験が整うのを待ってはくれないということです。安全性を保ちながら、情報発信する仕組みを手に入れることが、Webマーケティングの基礎となることを忘れないようにしてください。
コンテンツ制作に注力することで、結果や成果、目標に到達しやすくなる
システムやセキュリティに関する部分を外部委託すれば、コンテンツ制作に注力しやすくなります。結果や成果、目標に到達しやすくなるため、PDCAサイクルも回しやすくなるでしょう。
また、コンテンツ制作に慣れてくれば、本業との兼ね合いや調整もしやすくなりますし、Web人材育成の環境も構築され、後発のWeb人材の育成もしやすくなります。結果的に属人化が解消され、業務標準化やマニュアル化もしやすくなり、事業活動全体のDX推進もしやすくなるでしょう。
特に昨今では単に業務システムのデジタル化だけでなく、オンラインやインターネット上のシステムやアプリを利用したDX推進が求められています。全社的にWebやITに強くなれば、新しい技術を受け入れやすくなり、かつ新しいアイデア、新しい商品、新しいサービスの創出も期待できるでしょう。
早い段階でWordPressに乗り換えた方が情報発信のスピードがアップする
「WordPressは利用者が多い分、狙われやすい」ということをお伝えしました。しかし、外部委託によってセキュリティ性が確保できれば、WordPressのほうが情報発信のスピードがアップしやすいのも事実です。また、細かな部分であれば、インターネット上の情報を参考にしつつ、カスタマイズやコンテンツ表現を豊かにしていくことも難しくありません。
もちろん、既存のHTMLやCSSを自らカスタマイズして、FTPでページをアップロードすることも可能ですが、CMS（コンテンツマネジメントシステム）であるWordPressの方が確実に管理しやすく、コンテンツ制作がしやすいということも間違いありません。結果的に学習コストを抑えて、早い段階でコンテンツ制作の基盤が整いやすくなることを覚えておいてください。
将来的にWebマーケティングに挑戦できる土台を作ることにもつながる
セキュリティやシステムは外部委託に任せる、コンテンツ制作をしながら少しずつWebやITに慣れていくという環境が整うと、将来的にWebマーケティングに挑戦する土台が構築されます。既にコンテンツを制作し、公開している時点で効果が現れてきますが、合わせてSNSや各種オンラインサービス、アプリなどと組み合わせれば、より効率的なWebマーケティングが可能になるのです。
より効率的なWebマーケティングが可能になるということは、個々の従業員や担当者の負担が減るということでもあり、負担を減らしながら、最大限の効果を得られるというポジティブな循環を手に入れることにつながるでしょう。
まとめ：ホームページ管理を投げっぱなし＝放置しないためにも難しい部分は専門家に任せることが大事
今回はホームページの管理や更新を「事務およびバックオフィス系の人材」に任せたい時にチェックすべきこと、ホームページの管理や更新を兼業する時にありがちな悩みや困りごと、ゼロベースでWeb人材の育成を行いたい場合に最低限覚えておくべきこと、そしてセキュリティやシステムは「外部委託」でコンテンツ制作を「自社対応：内製」にする利点についてお話しました。
ホームページの管理や更新は難しいものではありません。ただし、セキュリティやシステムに関する部分に任せた方が安全であり、放置されにくくなります。
極端なことを言えば、車に詳しくなくても車に乗り、異常があればディーラーや修理を依頼するように、必要な部分の理解は深めて、難しい部分は専門家やプロに任せることで、安全と効率を両立するというイメージを持つことが大切です。
当社「リップルネット」であれば、毎月14,300円（税込）、対応エリアは全国であり、ホームページ管理や定期的な更新、セキュリティに関する対応、WordPressのアップデートなど、まさに専門家に任せたい部分を低コストで提供しております。ホームページの管理や更新の簡単な部分は自社対応、難しい部分は外部委託をしたいとお考えであれば、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。
最後までお読みいただきありがとうございました。
この記事がホームページの管理や更新をなるべく自社対応したいとお考えの方のお役に立てれば幸いです。