突然、ホームページ更新担当に任命されてしまった方へ

業界や業種問わず、さまざまな形でDX推進が注目されています。そのため、畑違いであっても、「他の人よりもパソコンを使える」という理由で、ホームページ更新担当に任命されることもあるでしょう。

しっかりとホームページの管理や更新の業務を担うためにも、何を把握しておくべきか、どのような心構えを持つべきかを知っておくと安心です。

今回は事務やバックオフィス系の職種の方がホームページ更新担当に任命された時にすべきことや知ってくべきことをお話します。

1.自分自身がホームページ更新担当に対応できる能力があるか棚卸する

はじめに1つめのステップとして自分自身がホームページ更新担当に対応できる能力があるか棚卸することから始めましょう。

パソコン操作やITおよびWebに関する基礎的な知識や経験があるか

まずは大前提として、パソコンの基本的な操作がどれだけできるかを棚卸しましょう。キーボードの操作、ショートカットキー、マウスクリックなどは通常の業務でも利用する作業や手順と言えます。その他にダウンロードやインストール、ZIPファイルの圧縮や展開、フォルダやディレクトリの構造など、ITおよびWebに関する知識や経験について今一度見直してみましょう。

極端なことを言えば、キーボードとマウスの操作が過不足なくできれば、ホームページの管理や更新の作業を行うことができます。実際に昨今ではドメインの取得も簡単になり、かつレンタルサーバーなどのオプションで「簡単WordPressインストール」のような機能もあることから、調べながらでもWordPressを構築し、必要な項目を選択、文章を入力するだけでホームページを手に入れることができるからです。

ただし、個人のホームページであれば見よう見まねで学習しながらでもホームページを構築・運営できますが、企業や組織としてのクオリティを維持するためには、素人や初心者の方ですと難しいということは覚えておきましょう。

サーバーやドメインに関する知識や経験があるか

ホームページ更新管理にはサーバーやドメインに関する知識や経験が必要です。既に取得したドメインやレンタルサーバーを継続的に契約するにはどのような手順が必要か、メールアドレスの発行やメールサーバの管理はできるか、WordPressやサーバ上のシステムやアプリに習熟しているかなどチェックしましょう。もちろん、「事務やバックオフィス系業務でパソコンを使うだけで、詳しくはない」という方もいらっしゃるかと思われます。まずは「自分が何ができて、何ができないのか、何を知らないのか」を把握することが重要です。

実際に元々がITやWebの業界・業種でなければ、サーバーやドメインの管理について知らなくても当たり前です。少しずつ覚えていけばできる作業や手順ですが、慌てて覚えて何らかの失敗やミスをすると大変な部分でもありますので、最初は専門家や外部委託に任せるべきということも覚えておくと良いでしょう。

サイバー攻撃やセキュリティ対策に関する知識や経験があるか

昨今では人質型のウイルスであるランサムウェアによる暗号化など、パソコンやスマートフォンの乗っ取りなど、企業や組織だけでなく、個人でもサイバー攻撃の標的として狙われているため、ニュースで目にしたこともあるかもしれません。ホームページ更新管理を担当する場合、同じくサイバー攻撃の標的となることから、サイバー攻撃やセキュリティ対策に関する知識や経験があるかもチェックしましょう。

前提として、利用しているパソコンやデバイスのOSは常に最新の状態にアップデートされているか、ウイルス対策ソフトはインストールして有効化されているか、パソコンの起動時やログイン時にIDやパスワード認証をしているかなど、基礎的なセキュリティ対策がなされているかもチェックすべきです。その上でドメインやレンタルサーバーのコントロールパネルへのログイン情報は必要な人だけが共有しているか、同じくWordPressへのログインについても安全性が確保されているかも見ておきましょう。

また、一番大切なのはサイバー攻撃は対岸の火事や他人事として無視しないことです。事故や災害のように偶然性の高いものではなく、人為的で必然性（狙われるため）のある脅威だと考えて、決して油断しないようにしてください。

SEOやWebマーケティングに関する知識や経験があるか

SEOやWebマーケティングの知識や経験もホームページ更新管理には必須と言えます。ただし、最初はわからなくても少しずつ学んでいけば良いこと、小手先のテクニックよりも着実に記事のアップデートや更新、正確な情報の発信を心がけることが大切だということを覚えておけば問題ありません。特に一定期間、ホームページの更新や管理を放置していたような場合ですと、同業他社やライバル企業の方が検索順位が上であっても当たり前であることを理解し、いきなり順位を上げようとすると、逆にネガティブな評価を受けることもあるので注意しましょう。

SEOもWebマーケティングもインターネット上およびオンライン上には情報が溢れているため、どれが本当に効果があるのか見極める必要があります。その他のマーケティング手法にも通ずる部分ですが、相性の良し悪しもありますし、成功事例と同じになるとは限らないため、必ず上司や管理職と相談し、自分で勝手に試さないことが重要です。逆に言えば、周囲と相談しながら利益や売上につながる施策や手法を模索し、実践していく体制と整えていくことで、派手なアクセスアップはなくても地味でも地道にアクセスアップや利益や売上の増加につながることを知っておいてください。

コンテンツ制作やSNSに関する知識や経験があるか

もし、集客や認知拡大、リードの獲得などを狙うのであれば、コンテンツマーケティングやSNSの活用も視野に入ります。今までにコンテンツを制作したことがあるか、SNSによるマーケティングの知識や経験があるかもチェックしましょう。ただし、どちらも個人の感覚でコンテンツ制作やSNSによる情報発信をするのではなく、企業や組織の顔としての責任を持って情報発信するという気持ちを忘れてはいけません。

企業や組織の代表であることを自覚しつつ、同時に企業や組織としてふさわしいコンテンツを制作すること、SNSでも同様でまちがっても炎上しないように配慮することを意識しましょう。一度でも炎上してしまうと、企業や組織としての社会的な立場や信頼を失い、商品の不買や有料サービスの解約になりかねないことを覚えておくべきです。SEOやWebマーケティングと同じく、担当者個人の判断で進めるのではなく、上司や管理職、もしくはチームでチェックする体制と構築しておくとより安全です。

2.ホームページ更新担当に対応できる環境・機材があるか精査する

次に2つめのステップとしてホームページ更新担当に対応できる環境・機材があるか精査しましょう。

使用するパソコンのスペック：性能が充分かどうか

ホームページ更新担当として利用するパソコンは、制作するコンテンツやメディアによって求められるスペックが異なります。文字や画像（静止画）による記事コンテンツの制作であれば高いスペックは必要ないですが、写真や漫画、音声や動画の収録や編集などのコンテンツを制作したい場合は、それなりのスペックが必要であると覚えておきましょう。同じく記事コンテンツであればキーボードとマウスだけで充分ですが、音声や動画のコンテンツですと、防音の設備やマイク、カメラ、照明なども必要になります。

また、昨今ではパソコンのブラウザでもスマートフォンやタブレットでホームページがどのように表示されるかをチェックすることができますが、可能であれば実機で動作テストやホームページの表示を確認できた方が安心です。同時に次項で詳しく説明しますが、古いスペックのパソコン＝古いOSやソフトウェアの可能性があるため、長年使い続けているパソコンで業務をしている場合は、この機会に新調しておくと良いでしょう。Wi-Fiや有線LANのハブなども同様であり、古すぎると安全性が確保できないため、アップデートや保守の期限が切れていないかチェックし、必要に応じて買い換えた方が安全です。

使用するパソコンのOSが常に最新か、セキュリティ対策はしているかどうか

サイバー攻撃はパソコンやデバイスの脆弱性やセキュリティホールを狙っています。OSやソフトウェアを最新の状態に保つことが重要であるため、定期的なアップデートをしているか、何らかの理由でアップデートをオフにしていないかをチェックしましょう。例えば、業務上で利用するアプリやソフトウェアがアップデートすることで使えなくなったり、不具合が出たりするからとアップデートしないことが現実問題として発生しがちです。

いわゆるDX推進でも課題や問題として取り上げられていますが、古く、改修や保守が難しいシステム＝レガシーシステムはサイバー攻撃による被害を受けやすいだけでなく、保守するための費用が嵩む、または手間や労力、時間を無駄に浪費することがありますので、切り替えや乗り換えを検討しましょう。特に他の業務も兼業する場合ですと、ホームページ更新担当のパソコンが何らかのウイルスに感染し、ホームページや各種アカウントの乗っ取りによる被害を受けると、甚大なセキュリティインシデントが発生する可能性が高まるので注意が必要です。その他、リモートワークやテレワークをする場合など、VPNの利用、社内や組織内のネットワークへの接続を厳格にする、BYOD（Bring Your Own Device：個人所有のデバイスの利用）を避けるなど、基本的なセキュリティ対策も忘れないようにしましょう。

情報システム部の設置やセキュリティ担当が配置されているかと連携や連動する体制の構築

情報システム部やセキュリティ担当との連携や連動する体制を整えておくことも大切です。ただし、企業や組織の規模によっては、どちらも存在しないこともあるでしょう。セキュリティに不安がある場合は専門家や外部委託に早い段階で相談することをおすすめします。逆に情報システム部やセキュリティ担当が存在するのであれば、セキュリティに関する不安や具体的な対策を相談しつつ、自身の知識やスキルでは対応できない部分を頼ることで安全性を高めることが可能です。

また、ホームページ更新管理の施策や手法、マーケティング、SEO、SNS、コンテンツ制作にも言えることですが、ひとりで抱え込まないこと、周囲や上役、各種担当者と連絡や相談できる体制を整えることはとても重要です。セキュリティ面だけでなく、他の部分においても属人化させず、業務標準化やマニュアル化、ナレッジマネジメントなどを意識しておくと良いでしょう。

上司や管理職がホームページ更新担当のために作業配分や権限の割り当てを見直してくれるか

「ホームページ更新管理の担当として任される業務範囲」による部分はありますが、今までの作業や業務と兼業する場合、作業配分や権限の見直し、割り当てをしてくれるかもしっかりと確認しておきましょう。例えば、日々の作業に加えてホームページ更新管理を丸々増えるとなれば、どちらかが疎か、または放置される可能性があるためです。同時に、どちらも両立させようとして無理をしてしまうことで、心身の健康にネガティブな影響が出てしまうこともあります。

例えば、コンテンツ制作、SNSによる情報発信、WebマーケティングやSEOなど、幅広い範囲を担当するのであれば、通常の業務や本業、コアな業務と切り離してもらうことも検討すべきと言えます。逆に、月に1回程度の情報の見直しや修正程度など、軽微な更新管理であれば、今までの作業や業務と兼業しても負担がない可能性もありますので、実際に業務をしてみてから大変かどうか、任される作業量に無理がないかを定期的にチェック、報告することをおすすめします。

自分自身だけでなく、最低でも2人以上の体制を整えられているかどうか

何度かお伝えしていますが、ホームページの更新管理や情報の発信、コンテンツ制作や各種マーケティングなど、自分自身だけで行おうとすると思わぬリスクに遭遇する可能性があります。そのため、ホームページ更新管理を頼んできた上司や管理職だけでなく、周囲の人も一緒に学んだり、担当したりする体制を整えてもらいましょう。

とはいえ、業界や業種、企業や組織の規模によっては、最低限の人数で業務を回していることもあるため、いきなり2人以上の体制でというのは現実的ではないこともあるでしょう。その場合は外部委託や専門家に任せるなど、ホームページ更新管理を担ってくれるサービスを利用することをおすすめします。人件費よりも安く済む可能性があること、専門家に任せた方が早く、安全性が高く、かつ質も高められるということも覚えておくと良いでしょう。

3.ホームページ更新担当として「何をすべきか・どのように運営すべきか」悩んだ時のポイント

次にホームページ更新担当として「何をすべきか・どのように運営すべきか」悩んだ時のポイントを把握しておきましょう。

ホームページ更新といっても範囲が広いことを理解しておこう

例えば、あなたが「ホームページ更新管理について何も知らない」としましょう。すると、前項まで細かく説明した部分を知らず、単にホームページ上の文章をちょいちょいっと修正する程度に考えてしまうかもしれません。実際にはコンテンツの修正や制作といった、わかりやすく目に見える部分以外のスキルや知識、経験が必要であるため、何から手をつけてよいか、何をしていないかわからなくなってしまいがちです。

まずはホームページの仕組みを理解すること、ドメイン、サーバー、インターネットといった「知っているけれど、よくわかっていない基礎の部分」を学ぶことをおすすめします。例えば、資格は取らなくても「ITパスポート」や「基本情報技術者（FE）」の参考書などを読み解くことで、基礎的な知識が身に付くでしょう。その先はHTMLやCSS、JavaScriptやPHP、CMSやWordPressについての理解を深めておくと、すぐにはプログラミングなどができなくても、仕組みを理解することで、ホームページ更新管理やコンテンツ制作の最低限の知識や経験が手に入ります。

ホームページ更新担当として「何を求められているのか」をはっきりさせる

ある程度、ITやWebに関する知識や経験が身に付いてきたら、次は上司や管理職から「何を求められているのか」をはっきり、明確にしておきましょう。単にホームページ更新管理といっても、前述したように時々文章を差し替えたり、修正したりする程度であれば簡単ですが、コンテンツ制作、Webマーケティング、SEOなども含まれるとすれば、とても簡単とは言えないからです。もし、上司や管理職がITおよびWebに疎いまま依頼や任命をしてきた場合、自分で学んだことを共有しつつ、簡単なことは対応し、難しい部分は無理に対応しないこと、必要に応じて外部委託や専門家にアウトソーシングすることも検討してもらいましょう。

逆に上司や管理職として、難しくて無理な作業や業務まで対応させること自体がリスクであると理解すべきです。特にITやWebに対するサイバー攻撃は目に見えにくく「無知であることを悪意のある第三者に狙われていること」が多いため、わからなった、知らなかったから被害を受けては遅いと覚えておくべきです。

明らかに到達できない目標や結果を設定しないことが大事

どのような仕事でもありがちですが、明らかに到達できない目標や結果を設定しないことも大事です。いきなりアクセスを増やすことはできませんし、同じくいきなり検索結果の1位にすることもできません。少しずつ、やれる範囲で目標を設定すること、まずはコンテンツを増やしたり、問い合わせフォームを設置したりするなど、わかりやすく、効果が出やすい施策や手法から取り組むことを意識してください。

アクセスが増えてきた段階で、少しずつですが利益や売上の導線を定めていくこと、新規顧客獲得や販路拡大、もしくは認知拡大など、何を目標するのか明確にしながら、効果測定を行ってPDCAサイクルを回すと良いでしょう。いくつものマーケティング手法や施策を取り込むというより、ある程度成果が出たら次の施策や手法を取り込むような形で、作業や業務を増やしすぎないよう注意してください。

少しずつ進めて、途中で投げ出さないことが一番の成長力につながる

ホームページの更新や管理のノウハウは、少しずつ進めて、途中で投げ出さないことが一番の成長力につながります。そのため、繁忙期でホームページ更新や管理が疎かになったり、兼業だから進められなかったりと、放置されないように上司や管理職に配慮してもらうことが重要と言えます。

「ホームページ更新管理をする環境や状況か」を定期的に見定めていくと同時に、自分自身が学んだことや得たことのマニュアル化や業務標準化を進めておき、前述したように他の人と協力や相談しながら、Web人材を育てられる学習環境の構築を目指していくと良いでしょう。

インターネット上の「簡単」「誰にでもできる」を信用しない

ホームページの更新や管理について学ぶ中、簡単や誰にでもできるといったキーワードに気を惹かれることがあります。もちろん、簡単なものもありますが、下地となる知識や経験、スキルがないと決して簡単ではないことがありますので、鵜呑みにしたり、信用しすぎたりしないことが大切です。よくある間違いやミスとして、コピーアンドペーストでPHPやHTML、CSSをカスタマイズしたものの、元に戻せなくなったり、場合によってはホームページが表示されなくなったりするケースがあります。

作業的には簡単でも、きちんと理解をしていないと思わぬネガティブな結果につながることを忘れず、作業した手順を元に戻せば元に戻るのか、またはバックアップから再構築するためのノウハウを学んでおくなど、修正やロールバックの手順についても理解を深めておくと安心です。

4.ホームページ更新担当として継続的かつ持続的に運営するために覚えておきたいこと

次にホームページ更新担当として継続的かつ持続的に運営するために覚えておきたいことを理解しておきましょう。

知識や経験のない部分は外部委託することが重要

担当者が自分自身にはまだ知識や経験が足りないと感じている部分は、迷わず外部委託を検討しましょう。少しずつ学び始めて、外部委託や専門家のサポートやアドバイスを受けた方が安全ですし、何よりも「ホームページの更新や管理が放置されにくい」ためです。実際にホームページの更新や管理が放置されている状況、もしくは前任者の退職のような状況ですと、安全性が確保されにくく、かつ何をすれば良いかわからないまま時間が過ぎてしまいがちです。

自分自身にホームページの更新や管理のノウハウが蓄積されはじめるまで、ホームページの更新や管理は専門家に任せるべきと、上司や管理職に進言した方が、将来的、中長期的な意味でも不安や悩みが少なく、リスクも低減できるでしょう。逆に言えば、できないのに無理やりホームページ更新や管理の担当を押し付けられていると感じた場合、しっかりと相談して、安全性が確保できないこと、思わぬリスクや炎上なども避けにくいことを伝えて、「ホームページが会社の顔であり、名刺であり、財産であること」を理解してもらえるようにしてください。その際、このホームページのこの記事を参考にしてもらうと納得してもらえる可能性が高まります。

特にセキュリティやアップデートに関する部分の不足は専門家に任せよう

ホームページの更新や管理、修正などの部分であれば、多少放置されても大きなリスクや問題にはなりにくいのも事実です。ただし、セキュリティに関する部分は「待ったが効かない状況」であると覚えておきましょう。サーバーやドメイン、CMSに関する部分、ログインするデバイスやネットワークの安全性など、しっかりとセキュリティに関する知識があれば問題ありませんが、そうでない場合、理解が足りないと感じるなら、セキュリティやサーバー、CMSのアップデートなどは早い段階で専門家に任せましょう。

現実問題として、大手有名企業やブランド、メーカーや公的機関において、情報システム部やセキュリティ担当がしっかりと対策をしているのに、サイバー攻撃によるセキュリティインシデントが発生する時代です。オンラインで悪意のある第三者ともつながってしまうことを充分に留意し、企業や組織としてセキュリティに本腰を入れて対策し、投資し、ノウハウが蓄積されるような体制作りについても意識しておきましょう。

検索エンジンの評価やドメインパワーの向上はコツコツとした更新が必須だということ

ホームページの更新担当としてある程度の知識やノウハウが蓄積されてくると、検索エンジンの評価やドメインパワーの向上が気になってきます。頑張っているのに検索エンジンの上位どころか1ページ目にも入れない、ドメインパワーが強くなっている気がしないと悩むこともあるでしょう。大切なのはコツコツとした更新がもっとも効果的だということ、コンテンツマーケティングやSNSに挑戦して、評価される対象＝コンテンツを増やすことが結果的に潜在的な顧客層にリーチしやすくなることを覚えておいてください。

言い換えれば、放置してしまったり、何らかのタイミングで新しいことに挑戦しなかったりすると、変化は訪れませんし、挑戦したとしても継続しなければ結果は伴いません。この時点においても、自社や担当者など身内のみで悩むのではなく、当社「リップルネット」のような専門家に相談すること、アドバイスを受けることで状況を打開できる可能性があります。コツコツと作業しているが、結果が伴わないとお悩みであれば、ぜひとも専門家にお任せください。

WordPressへの移行やリニューアルしてから担当するのもスムーズ

ホームページの仕組みが古いままの場合、WordPressへの移行やリニューアルしてから担当するのもおすすめです。既存のページの修正もしやすくなりますし、記事コンテンツの作成や商品およびサービスの紹介するコンテンツも作りやすくなるからです。

WordPressは初心者の方でも構築や運用は簡単ですが、企業や組織としてふさわしいデザイン・イメージを実現するのは難しいので、リニューアルも含めて最初の段階に任せると良いでしょう。リニューアルがすめば安全なサイトでかつコンテンツマーケティングもしやすい状況に入れますので、HTMLやCSS、JavaScriptやPHPへの理解を深めなくても情報を発信できるようになります。

目標設定に関しても実務で運営した段階で定期的に見直すことが大事

ホームページ更新担当として、継続的かつ持続的に、そして成長を目指すのであれば、実務で運営している段階でも、定期的に目標を見直し、達成しながら進めていきましょう。目標が達成できないことで、今までの作業や業務が評価できない、評価しにくい、または効果があったのか、結果が伴わない理由の精査などができなくなるからです。

まずは小さな目標を立てること、次に着実に達成していくこと、コンテンツの制作においても、市場調査やライバル企業、同業他社の調査も行い、少しずつでも検索結果の上位に食い込めるように、ノウハウと知識を蓄えていくことをおすすめします。

まとめ：自分自身の能力やスキルと相談しながら、少しずつ成長させていくというイメージを持とう

今回は事務やバックオフィス系の職種の方がホームページ更新担当に任命された時にすべきことや知ってくべきことをお話しました。

今の時代はホームページを介したオンラインからの利益、売上、新規顧客獲得に大きな影響があるのが現実です。少しずつホームページやドメインパワーを強くするためにも、根気強く、着実にスキルや経験を積むことが大切です。

当社「リップルネット」であれば、毎月14,300円（税込）でホームページの更新や管理を承っております。ITやWebに不安や苦手意識がある場合は、スキルや経験、ノウハウが積み上がるまでの間、もしくは放置されている状態を改善するために常に管理や更新を任せたい場合など、お気軽にご相談ください。

最後までお読みいただきありがとうございました。

この記事が事務やバックオフィス系の仕事とホームページ更新を両立できるかお悩みの方のお役に立てれば幸いです。